Get Adobe Flash player

บทความพิเศษ โดย คิด ฉัตรประภาชัย

Font Size:

IT IS NOT HOW MUCH MONEY YOU MAKE, BUT HOW MUCH MONEY YOU KEEP!

ROBERT KIYOSAKI

               เป็นวลีที่น่าจะเข้ากับสังคมเศรษฐกิจในยุคนี้ เพราะพวกเรามีช่องทางทำมาหาเงินกันมากมาย เปิดร้านอาหาร ร้านนวด ร้านแฟรนไชส์ต่าง ๆ ประสบผลสำเร็จ มีเงินใช้จ่ายอย่างสุขสบาย แต่พอมาเจอกรมสรรพากร สรรพสามิต (IRS, FTB, EDD, BOE) ขอตรวจภาษีบัญชีย้อนหลังหน่อย แต่ละรายก็ต้องเครียด กินไม่ได้นอนไม่หลับกันเลย เพราะกลัวต้องจ่ายเงินคืนเป็นจำนวนมาก ซึ่งรวมทั้งค่าปรับบวกค่าดอกเบี้ย  อีกทั้งยังไม่มีหลักฐานพอเพียงที่จะพิสูจน์ที่มาของตัวเลขรายรับรายจ่ายที่ได้แจ้งกับทางการไว้  จึงเป็นที่มาของวลีที่ว่า “มันไม่ใช่ว่า เราจะหาเงินมากได้มากเพียงไหน แต่ที่สำคัญกว่าคือ เราสามารถมีเงินเหลือเก็บได้เท่าไร” หากถูกตรวจสอบและประเมินค่าปรับเป็นหมื่นเป็นแสนเหรียญ

               ฉะนั้น เราต้องดูว่าสาเหตุมันมาจากอะไร เรามีความรู้เรื่องกฎระเบียบ กฎหมาย สิทธิ และหน้าที่ ของบ้านเมืองนี้ขนาดไหน ตลอดจนการรักษาเอกสารสำคัญต่าง ๆ ของธุรกิจ ตลอดจนบัญชีการเงินของเราด้วยหรือเปล่า

               ในระยะนี้ ผมได้รับการติดต่อให้ช่วยเหลือร้านอาหารไทยหลายร้าน ที่ถูกตรวจสอบบัญชีย้อนหลังจากทางสเตทบอร์ด(Board of Equalization, BOE)  วันนี้ก็เลยขอเขียนเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ที่ท่านเจ้าของธุรกิจต้องเก็บรักษาไว้อย่างดีเป็นเวลาอย่างน้อย 4 ปี เนื่องจากเวลาถูกขอตรวจสอบ (Audits)  ท่านจะต้องแสดงหลักฐานเบื้องต้นดังนี้:

1)      สำเนาบัญชีรายการยอดขายที่แจ้งไว้กับทางการ พร้อมเอกสารประกอบ เช่น ตั๋วใบสั่งอาหารของลูกค้า (Guests Check) ยอดรวมประจำวัน และประจำเดือน (Cash Register Tapes, Sales and Use tax returns, including related worksheets)

2)      บัญชีแยกประเภทต่าง ๆ (General Ledger and Related Journals)

3)      บัญชีการซื้อของใช้ต่างๆในร้าน ท่านต้องเก็บบิลใบเสร็จไว้ ถึงแม้จะไปซื้อจาก Costco, Walmart หรือจากตลาดต่าง ๆ ที่ท่านจ่ายเป็นเงินสดหรือเครดิต

4)      เอกสารในกรณีที่ใช้อ้างขอยกเว้นการเสียภาษี เช่น การขายต่อให้กับร้านค้าอื่นที่จะนำสินค้าท่านไปขายต่อ (Documentation Supporting Claimed Exempt Sales… Resale Certificates)

5)      สำเนาการเสียภาษีเงินได้ที่ส่งให้กับรัฐบาลในปีที่ถูกตรวจย้อนหลัง (Federal income tax returns)

6)      สำเนาการเสียภาษีที่ดิน (Property tax statement)

7)      บิลใบเสร็จของอุปกรณ์ที่ซื้อเพื่อใช้ในร้าน

จากการตรวจสอบของสเตทบอร์ด ปัญหาส่วนใหญ่ที่ผมพบบ่อย ๆ คือ

1.       เจ้าของร้านไม่มีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายภาษีในประเทศนี้เท่าที่ควร รวมถึงการเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ รู้แต่การทำอาหารอร่อย นวดเก่ง หาเงิน และกลับบ้าน ไม่ค่อยที่จะศึกษาหาความรู้จากโลกภายนอก หนังสือพิมพ์ไทยที่นี่ที่แจกฟรีก็ไม่หามาอ่าน หรือสมัครสมาชิกให้ส่งถึงบ้านก็ได้ และอีกทั้ง ๆ ที่ทางสเตทบอร์ดอุตส่าห์ออกเอกสารต่าง ๆ เป็นภาษาไทยให้ถึงกว่า 10 ฉบับ ผ่านทางเว็บไซต์ของสเตทบอร์ดwww.boe.ca.gov/members/msteel/index_thai.html

2.       ขาดเอกสารกำกับของยอดรายรับรายจ่าย โดยส่วนใหญ่ให้เหตุผลว่า หายไปบ้าง ย้ายบ้านบ้าง ย้ายหรือปิดหรือขายร้านไปแล้ว ไม่รู้ว่าต้องเก็บไว้นานเท่าไร  อย่างไรก็ดีเหตุที่ต้องเก็บรักษาเพราะเวลาคุณแจ้งยอดเสียภาษีกับทางการ มันเป็นแค่ตัวเลขที่แจ้งไป เขายังไม่ได้ขอตรวจสอบในตอนนั้น

3.       ไม่เข้าใจกระบวนการตรวจสอบ ซึ่งบางครั้งเจ้าหน้าที่มานั่งในร้านเราได้ 3-5 วัน เพื่อหายอดขายเฉลี่ยต่อวัน เนื่องจากเอกสารไม่เพียงพอ  เพื่อเป็นการมาตรวจสอบดูว่า ท่านแจ้งยอดขาดหรือต่ำไปหรือเปล่า ในขณะเดียวกัน เขาอาจจะมีการส่งสายลับเข้าไปซื้อของในร้านท่าน สัก 3-4 ครั้ง เป็นเวลาหลายวัน แล้วมาตรวจจากยอดประจำวันย้อนหลังว่า บิลดังกล่าวคุณเก็บ และแจ้งยอดนั้นๆกับทางการหรือเปล่า

4.       หลังจากการถูกตรวจสอบภาษีย้อนหลังแล้ว ไม่เข้าใจตัวเลขในสำนวนการสรุป (Audits Report) ว่าจะต้องจ่ายภาษีเพิ่มอีกเท่าไร ซึ่งมีรวมดอกเบี้ย และอาจจะมีค่าปรับตั้งแต่ 10% - 25% ขึ้นไป ซึ่งในการนี้ท่านต้องศึกษา และหาข้อโต้แย้งกับผู้ตรวจสอบบัญชี ให้อธิบายถึงที่มาของตัวเลขประเมิน แล้วท่านก็ไปหาหลักฐานเอกสารมาโต้แย้งหักลบกัน  มิใช่เพียงแต่มาบอกกับผมว่า “ยอดประเมินมันเยอะเกินไป ผมขายไม่ได้มากขนาดนี้” แต่หากไม่มีหลักฐานมาประกอบ… ก็จะสู้ชนะยาก

5.       ไม่เข้าใจถึงกระบวนการการขอต่อรองลดหย่อน โดยในระหว่างอุทธรณ์นั้น เราสามารถยื่นความจำนงค์ในการขอออมชอม (Settlement) อย่างมีเหตุผล

6.       ไม่เข้าใจว่าภาษีย้อนหลังที่ต้องจ่ายเพิ่มนั้น ท่านก็สามารถขอผ่อนได้ เช่น ขอผ่อน 12-18 เดือนก็ได้

ผมจะขอลงเอกสาร(Publication)ของสเตทบอร์ดที่เกี่ยวกับ Audits ที่ได้แปลเป็นภาไทยไว้แล้ว  มาให้ท่านได้อ่านกันเป็นตอน ๆ เพื่อจะได้ใช้อ้างอิงได้นะครับ

 

 

การตรวจสอบบัญชี

เอกสารเผยแพร่ฉบับที่ 76-TH | เดือนตุลาคม 2013

(Audits • Publication 76-TH • October 2013)

เอกสารเผยแพร่ฉบับที่ 76-TH | เดือนตุลาคม 2013

หมายเหตุ: เอกสารเผยแพร่ฉบับนี้สรุปเนื้อหาของกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่บังคับใช้ขณะที่มีการเขียนเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้ ตามที่ระบุไว้ที่หน้าปก

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต่างๆ อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เวลานั้น หากมีความขัดแย้งระหว่างเนื้อความในเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้กับกฎหมาย คำตัดสินจะยึดตามกฎหมายเป็นหลัก ไม่ใช่ตามเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้

บทนำ

ข้อมูลในเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้อธิบายถึงสิ่งที่คุณควรคาดว่าจะได้รับจากการตรวจสอบบัญชีและวิธีการเตรียมตัวของคุณเพื่อให้เกิดความสะดวกกับคุณและผู้ตรวจสอบบัญชี และยังหารือวิธีการอุทธรณ์การตรวจสอบบัญชีหากคุณไม่เห็นด้วยกับผลการตรวจสอบโดยทั่วไปแล้ว บัญชีต่างๆ จะต้องได้รับการตรวจสอบในช่วงระยะสามปี ช่วงเวลาที่ใบอนุญาตประกอบธุรกิจหมดอายุ หรือมีการตรวจสอบใบอนุญาตประกอบ

ธุรกิจอื่นที่ผู้เสียภาษีหรือผู้จ่ายค่าธรรมเนียมถือครองอยู่ และอาจเริ่มดำเนินการตรวจสอบบัญชีหลังจากกที่ได้รับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกเรียบร้อยแล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องระลึกไว้คือ การดำเนินการตรวจสอบบัญชีจะอยู่ภายใต้กฎหมายและนโยบายของกรมสรรพสามิตแห่งมลรัฐแคลิฟอร์เนีย (BOE) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณควรระลึกไว้เสมอว่า:

• ผู้ตรวจสอบบัญชีของเราจะตัดสินว่าคุณรายงานจำนวนภาษีหรือค่าธรรมเนียมอย่างถูกต้องหรือไม่ด้วยความยุติธรรม จะมีการพิจารณาการชำระภาษีไว้เกินจำนวนและการชำระภาษีไม่ครบจำนวนในระหว่างการตรวจสอบบัญชี

• ต้องจัดเตรียมบันทึกหลักฐานตามข้อกำหนดของระเบียบข้อบังคับ 1698 บันทึกหลักฐานต่างๆ

• โปรแกรมการตรวจสอบภาษีของเรามีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขความผิดพลาดที่เป็นผลมาจากการรายงานน้อยกว่าความเป็นจริงหรือสูงกว่าความเป็นจริงและเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงวิธีการรายงานภาษีหรือค่าธรรมเนียมอย่างเหมาะสม ในระหว่างการตรวจสอบบัญชี คุณสามารถถามคำถามต่างๆ

เกี่ยวกับกฎหมายที่กำกับดูแลภาษีหรือค่าธรรมเนียม หรือข้อกำหนดเกี่ยวกับการรายงานภาษีของคุณ

• ผู้ตรวจสอบบัญชีของเราจะดำเนินการตรวจสอบภาษีอย่างมืออาชีพ มีความสุภาพและด้วยความเต็มใจ

• บ่อยครั้งที่การตรวจสอบบัญชีมิได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกี่ยวกับจำนวนภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่ค้างชำระ การตรวจสอบบัญชีจะแตกต่างกันออกไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทหรือขนาดของธุรกิจและปัญหาที่เกี่ยวข้อง เอกสารเผยแพร่ฉบับนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นคู่มือที่ให้ข้อมูลอย่างครบถ้วน หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถเยี่ยมชมที่ www.boe.ca.gov หรือคุณสามารถติดต่อแผนกที่บริหารจัดการ ด้านการจัดเก็บภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่คุณมีข้อสงสัย (โปรดดูที่หัวข้อรายละเอียดเพิ่มเติม) หากคุณได้รับทราบกำหนดเวลาในการตรวจสอบบัญชีไว้แล้ว คุณควรส่งคำถามไปยังเจ้าหน้าที่ตรวจสอบบัญชีที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลบัญชีของคุณโดยตรง เจ้าหน้าที่ของเราจะปฏิบัติตามนโยบายและกระบวนการที่จัดเตรียมไว้ในคู่มือการตรวจสอบบัญชีและการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างจริงจัง โดยธรรมชาติแล้ว คู่มือเหล่านี้ ถึงแม้จะมีเนื้อหาในเชิงเทคนิค แต่มีการเผยแพร่ให้คุณอ่านและอาจช่วยให้คุณปฏิบัติตามกระบวนการตรวจสอบบัญชีที่จะใช้ในการตรวจสอบบัญชีของคุณก็เป็นได้ คุณสามารถเข้าชมและ/หรือดาวน์โหลดคู่มือดังกล่าวได้ที่ www.boe.ca.gov/sutax/staxmanuals.htm อีกทั้ง คู่มือการตรวจสอบบัญชีและการปฏิบัติตามกฎหมายของเรายังสั่งซื้อได้จากเว็บไซต์ของเรา

ที่ www.boe.ca.gov/cgi-bin/form_search.cgi คุณยังสามารถขอให้ผู้ตรวจสอบบัญชีแนะนำเอกสารเผยแพร่ฉบับอื่นๆ ของเราที่เขียนขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมของคุณโดยเฉพาะหรือหน้าเว็บเฉพาะอุตสาหกรรมของเราได้เช่นกัน เพื่อเป็นการป้องกันตัวคุณ จะเป็นการดีที่สุดที่จะขอรับคำแนะนำด้านภาษีเป็นลายลักษณ์อักษร

โชคดีครับ